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新三板法律实践浅析(十九):细说董事会及股东会/股东大会的“通知时限”条款

杨博 国浩律师北京事务所 发表于 2016-05-03 09:46 0

在公司治理活动中,董事会及股东会/股东大会作为公司的权力机构,其合法合规的召开是公司规范运作的必备条件。实践中,特别是股东较少的有限责任公司,其董事会或股东会的召开往往具有随意性,公司章程中的“通知时限”条款仅仅是个“摆设”,很少被严格地予以履行。从公司规范治理的角度出发,董事会或股东会未履行通知程序或履行不符合相关规定、召集程序存在瑕疵,则作出的决议依据《中华人民共和国公司法》(“《公司法》”)的相关规定存在被撤销的法律风险。

本文以下拟针对董事会和股东会/股东大会的“通知时限”及“决议瑕疵”的相关法律问题进行研究,结合最高人民法院于2016年4月12日发布的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定(四)(征求意见稿)》(“《公司法司法解释四(征求意见稿)》”)相关内容进行评析,以期见微知著,对董事会/股东会规范运作的相关问题作一些探讨。

一法律法规或指导性文件的规定

根据上述表格中的规定,笔者理解:

(一)有限责任公司的董事会/股东会的通知方式和通知时限可以自由约定。

对于有限责任公司董事会的通知时限而言,《公司法》对通知方式和通知时限并无明确规定,公司可以自行约定。对于有限责任公司股东会的通知时限而言,《公司法》规定应当在会议召开十五日前通知全体股东,但是公司章程和全体股东可以另有约定。

亦即是说,有限责任公司对于其董事会和股东会召开的通知程序是高度自治的,公司可以在章程中进行自由约定。

1.衍生问题:中外合资企业和中外合作企业(有限责任公司)对于通知程序有无特殊规定?

《公司法》规定,外商投资的有限责任公司和股份有限公司适用本法;有关外商投资的法律另有规定的,适用其规定。因此,我们有必要探讨中外合资企业和中外合作企业相关适用法律对“通知时限”是否有特殊规定。

(1)中外合资企业

中外合资企业的最高权力机构是董事会,根据《中外合资经营企业实施条例》(“《合资实施条例》”)的相关规定,合营企业章程应当包括董事会的组成、职权和议事规则。而无论是《中外合资经营企业法》或是《合资实施条例》均未对董事会的通知程序作进一步的细化规定。因此,中外合资企业可以依据《公司法》及《合资实施条例》的相关规定,在章程中自由约定董事会的通知程序。

(2)中外合作企业

根据《中外合作经营企业法实施细则》(“《合作实施细则》”)的相关规定,召开董事会会议或者联合管理委员会会议,应当在会议召开的10天前通知全体董事或者委员。因此,对于中外合作企业而言,应根据《合作实施细则》的规定,在章程中相应地约定董事会或联合管理委员会的通知时限,该等通知时限应为会议召开的10天前。

需要注意的是,对于已经批准生效的中外合资企业/中外合作企业的公司章程,对通知时限的修改涉及到章程的修改,需要经过商务部门审批后生效。而根据《进一步简化审批程序等有关问题》(“《简化审批程序》”),对已设立外商投资企业合同、章程内容非实质性的修改,如外商投资企业名称变更、投资者名称变更、企业法定地址变更等事项,企业可持有关文件向原审批部门直接备案,并变更批准证书。尽管《简化审批程序》中未明确列举董事会通知时限的变更是“非实质性修改”,根据和部分省市商务委的电话咨询,在实务中,章程中对董事会通知时限的修订直接备案即可。

(二)股份有限公司对董事会和股东大会的通知时限有具体要求,该等期限不得通过约定进行延长或缩短。

根据《公司法》的相关规定,对于股份有限公司的董事会而言,定期董事会会议应当于召开之日十日前通知,临时董事会会议的通知方式和通知时限可以通过章程另行制定。对于股份有限公司的股东大会而言,定期股东大会应提前二十日通知,临时股东大会应提前十五日通知。需要注意的是,对于股份有限公司召开创立大会的,按照《公司法》应在创立大会召开十五日前将会议日期通知各认股人或者予以公告。

1.衍生问题:在《公司法》规定的时限基础上(股份有限公司定期董事会须提前10日通知,定期股东大会提前20日通知,临时股东大会提前15日通知),公司可否通过自主约定将该等时限进一步延长或者缩短?

《公司法》中对定期董事会和股东大会通知相关的条款中并未后缀“公司另有章程规定的除外”或类似表述,因此,笔者理解,对定期董事会和股东大会(包括定期和临时)的通知时限不得在约定进一步延长或缩短,而应当严格依据《公司法》上的规定执行。

二公司召开董事会/股东会未履行通知程序或履行不符合相关规定,存在的法律后果以及司法机关相关最新动态

(一)法律后果

根据《公司法》第二十二条的规定,股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程,或者决议内容违反公司章程的,股东可以自决议作出之日起六十日内,请求人民法院撤销。

笔者理解,公司召开董事会/股东会或者股东大会未履行通知程序或履行不符合相关法律法规、公司章程规定的,属于召集程序存在瑕疵,股东可以自决议作出之日起六十日内,请求人民法院撤销。需要注意的是,“六十日”的期限为除权期间,超过这一法定期间,股东丧失提起诉讼的权利。股东提起诉讼的,公司可以请求法院要求原告股东提供相应的担保。

(二)《公司法司法解释四(征求意见稿)》与此相关的内容

2016年4月12日,最高人民法院发布了《公司法司法解释四(征求意见稿)》并向社会公开征求意见。本稿尽管尚未生效,其中对于“决议瑕疵”和“撤销之诉”相关内容有新的细化规定,值得关注。

1.明确了会议通知属于《公司法》第二十二条“召集程序”的范围

《公司法司法解释四(征求意见稿)》第七条规定,《公司法》第二十二条第二款所称的“召集程序”和“表决方式”,包括股东会或者股东大会、董事会会议的通知、股权登记、提案和议程的确定、主持、投票、计票、表决结果的宣布、决议的形成、会议记录及签署等事项。本条廓清了“召集程序”和“表决方式”的范围,其中包括董事会和股东会/股东大会会议的通知。

2.明确了“治愈瑕疵”的几类情形

《公司法司法解释四(征求意见稿)》第八条明确规定,股东起诉请求撤销股东会或者股东大会、董事会决议,公司有证据证明存在下列情形之一的,应当驳回诉讼请求:

(一)决议作出后,股东明确表示同意决议内容;

(二)决议作出后,股东以自己的行为明确表示接受决议内容;

(三)作出新的决议,实质认可股东诉讼请求的内容。

笔者理解,根据上述条款,上述覆盖了实践中的三类情形:

(1)“通知时限”未履行或履行不恰当,但相关董事会或股东会/股东大会人员按时参会,通过签字/盖章等明确同意决议内容;

(2)决议作出后,股东以其自身行为对决议内容进行了确认,如实际履行决议等;

(3)以新的决议认可前述存在程序瑕疵的决议等。

3.对“撤销之诉”的股东资格作出了强调

《公司法司法解释四(征求意见稿)》第二条规定,依据公司法第二十二条第二款起诉请求撤销股东会或者股东大会、董事会决议的原告,应当在起诉时具有公司股东身份。案件受理后不再具有公司股东身份的,应当驳回起诉。因此,在“撤销之诉”的案件受理后,不再具有股东身份的,法院应当驳回起诉。

综上所述,

董事会或股东会/股东大会的“通知时限”的问题虽然小,在公司的治理活动仍然不可忽视。只有注重细节、依法合规地按照《公司法》及公司章程规定的程序进行操作,公司才能做到严谨治理、规范运作。

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